over 1 year ago

面對生活跟工作上的大小事,常常會遇到一個情況:你當下正在處理某一項工作,突然想到一個點子,或是有其他事情來打斷,讓你分心而沒辦法好好的工作。如果這個情況嚴重的話,會讓你感到焦慮,無法好好思考。

我最一開始的解決方法是把這些中斷我工作的事情都寫下來,不過單只有寫下來沒什麼太大的做用
寫久變成一堆凌亂的筆記,被我丟在一旁遺忘掉。

直到我看到 GTD。
這個方法的第一步,跟我原本做的事情是一樣的:把所有事情寫下來。這讓我好奇的往下研究他後續是怎麼做的。

Getting Things Done,縮寫成 GTD,是由 David Allen 提出的一套個人的時間管理方法。用來管理你的生活中跟工作上的大小事,讓你可以排除干擾進而專心做事。

GTD 原則

Your mind is for having ideas, not holding them.
你的大腦是用來思考,而不是用來記憶的。
將所有事情放在手邊,而不是放在大腦裡。

五個步驟

1. Capture - 捕捉

  • 選擇一個適合自己的地方當收件匣,把所有會搶走你注意力的事情都收集記錄進收件匣裡,清空大腦

2. Clarify - 理清

  • 清理收件匣裡的每一件事情,是否為可以執行的任務
  • 不可執行的事情如果是參考資料就存檔,如果沒用處就丟垃圾桶
  • 可以執行的任務要去思考它的下一步行動是什麼
  • 如果可以在兩分鐘內解決的話,就馬上去完成它,如果不行則放到一個清單等待執行

3. Organize - 整理

  • 整理每一件任務,進行分類移到適合的清單中

4. Reflect - 檢視

  • 經常查看你整理的清單,確認你安排的下一個任務,並且更新、清理它
  • 至少每週進行回顧

5. Engage - 執行

  • 依照你建立好的系統,挑出上面的每項任務放心執行

應用

網路上有很多 GTD 跟各種工具的組合運作,目前我是使用 Evernote 來安排我的 GTD 方法,之前則試用過 Trello、Zim、Google Keep 等工具

目前選 Evernote 是因為 Evernote 有 Web 版跟 Android 版,這樣很方便隨時的記錄事情跟查看下一步任務清單。

後記

最近我重新回顧一次 GTD 的原則,跟我的使用方法。發現到我原本的方法很少回顧任務清單,整理的分類也有點復雜,使用起來很沒有效率。這一次的回顧對原來的方法進行了一些調整,目標是讓執行方法更簡單,並且更集中注意力。有沒有效就要運作一段時間才知道了。

Reference

David Allen's Getting Things Done® Methodology
搞定! GTD | ihower { blogging }
儘管去做 - 維基百科,自由的百科全書
Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版 - 電腦玩物

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